Dar crédito sin ser banco parece sencillo hasta que la cartera crece: llegan las primeras moras, la primera visita de la autoridad y la primera auditoría. Esta guía recorre las áreas que una SOFOM necesita tener bajo control, en el orden en que suelen aparecer.
1. Cliente y expediente
Todo empieza con saber quién es la persona o la empresa que recibe el crédito. Un expediente completo reúne identificación, comprobante de domicilio, origen de los recursos y, en el caso de personas morales, su acta y quién ejerce el control. Lo importante no es solo reunir los documentos, sino saber cuándo vencen y quién los revisó.
2. Solicitud, análisis y autorización
Una buena práctica es la separación de funciones: quien captura la solicitud no es quien la autoriza. Además de evitar errores, deja una huella clara de quién decidió qué, algo que cualquier auditor va a pedir.
3. Dispersión, contrato y firma
El contrato, el pagaré y la tabla de amortización deben corresponder exactamente a lo que se pactó, y conservarse tal cual aunque después cambien las tasas o los productos. Aquí también se decide cómo firma el cliente: en papel, con firma electrónica simple o con mecanismos más robustos.
💡 Dato clave: los créditos ya otorgados deben conservar las condiciones pactadas. Si el sistema recalcula todo cuando cambias una tasa, tu cartera deja de coincidir con tus contratos.
4. Cobro, caja y conciliación
Cada pago debe quedar ligado a un crédito, a una cuota y a un comprobante. En ventanilla, el cierre de caja se compara contra lo que el sistema dice que entró; en transferencias, contra el estado de cuenta del banco. Las diferencias pequeñas, sin explicar, son el origen de la mayoría de los problemas contables.
5. Cobranza
Una cola ordenada por días de atraso, con gestiones registradas y promesas de pago con fecha, hace la diferencia entre recuperar y perseguir. Si trabajas con despachos externos, también hay que llevar registro de qué créditos tiene cada uno.
6. Contabilidad
Cada desembolso, pago e interés devengado genera un movimiento contable. Cuando esas pólizas se hacen a mano al cierre del mes, los errores se acumulan; cuando se generan al momento de la operación, el contador solo revisa.
7. Cumplimiento y reportes a la autoridad
Prevención de lavado de dinero, atención de reclamaciones ante CONDUSEF y reportes periódicos son parte de la vida diaria de una SOFOM. Cada uno tiene responsables, plazos y formatos propios.
8. Quién ve y quién hace qué
Perfiles con permisos distintos y una bitácora que no se pueda modificar protegen tanto a la institución como a su personal. Si algo sale mal, la bitácora es la que demuestra qué pasó.
Esta guía describe las áreas, pero no cuáles te toca priorizar. Eso depende de tu figura, del tamaño de tu cartera, de si tienes sucursales y de lo que ya tengas operando. Con esos datos se puede armar un orden de trabajo concreto, y es lo que revisamos en una primera asesoría.
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